การลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

เรียบเรียงโดย : อาจารย์บุญเกียรติ การะเวกพันธุ์ และคณะ

ผู้ทรงคุณวุฒิประจำบทความ : รศ.ดร.ปธาน สุวรรณมงคล

---

การลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน คือการปรับปรุงการปฏิบัติงานของส่วนราชการรัฐให้มีประสิทธิภาพโดยลดขั้นตอนและระยะเวลาการปฏิบัติงาน เพื่อตอบสนองความต้องการของประชาชน การลดขั้นตอนการปฏิบัติงานคือการกระจายอำนาจการตัดสินใจ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศและโทรคมนาคมมาใช้ในการปฏิบัติงานและการจัดตั้งศูนย์บริการร่วม

ความสำคัญ

จากปัญหาการให้บริการประชาชนของภาครัฐที่มีหลายขั้นตอน การพิจารณาล่าช้า วิธีทํางานที่ไม่ทันสมัย ใช้เอกสารหลักฐานจํานวนมาก และไม่มีการกําหนดระยะเวลาในการพิจารณาไว้ชัดเจน นอกจากนี้ ยังมีกฎหมาย กฎระเบียบต่างๆ ที่สลับซ้อน ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของประชาชนและภาค เอกชนได้อย่างทันท่วงที ส่งผลให้เกิดความล่าช้า ไม่สะดวก และมีต้นทุนและค่าใช้จ่ายของภาคเอกชนเพิ่มมากขึ้น ซึ่งปัญหาเรื่องต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนั้นภาคเอกชนอาจมีการผลักภาระค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ให้กับประชาชนอีกทอดหนึ่ง จนในที่สุดอาจก่อให้เกิดปัญหาและความไม่เป็นธรรมขึ้นในสังคม ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมโดยรวม

[[ การปฏิรูประบบราชการ]]ใน พ.ศ. 2545 ได้นำแนวคิดการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี ได้แก่ การบริหารราชการเพื่อบรรลุเป้าหมาย ดังต่อไปนี้

(1) เกิดประโยชน์สุขของประชาชน

(2) เกิดผลสัมฤทธิ์ต่อภารกิจของรัฐ

(3) มีประสิทธิภาพและเกิดความคุ้มค่าในเชิงภารกิจของรัฐ

(4) ไม่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานเกินความจำเป็น

(5) มีการปรับปรุงภารกิจของส่วนราชการให้ทันต่อสถานการณ์

(6) ประชาชนได้รับการอำนวยความสะดวกและได้รับการตอบสนองความต้องการ

(7) มีการประเมินผลการปฏิบัติราชการอย่างสม่ำเสมอ

การลดขั้นตอนการปฏิบัติงานจึงเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของรัฐ ลดค่าใช้จ่ายภาครัฐและเกิดประโยชน์สุขของประชาชน

หลักเกณฑ์ในเรื่องการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 ได้กำหนดหลักเกณฑ์ในเรื่องการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ไว้ดังนี้

(1) การกระจายอำนาจการตัดสินใจ

ระบบราชการเป็นระบบที่มีสายการบังคับบัญชาหลายขั้นตอน และก่อให้เกิดความล่าช้า (Red Tape) เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการบริการประชาชน ส่วนราชการจะกระจายอำนาจการตัดสินใจในการสั่ง การอนุญาต การอนุมัติ การปฏิบัติราชการ หรือการดำเนินการอื่นใดให้กับที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการในเรื่องนั้นโดยตรง เพื่อให้เกิดความรวดเร็วและลดขั้นตอนการปฏิบัติราชการ ทั้งนี้

เมื่อได้มีการกระจายอำนาจการตัดสินใจแล้ว จะต้องกำหนด หลักเกณฑ์การควบคุม ติดตาม และกำกับดูแลการใช้อำนาจและความรับผิดชอบทั้งของผู้รับมอบอำนาจและผู้มอบอำนาจไว้ด้วย โดยหลักเกณฑ์ดังกล่าวต้องไม่สร้างขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการปฏิบัติงาน

นอกจากการกระจายอำนาจการตัดสินใจแล้ว ปัจจุบันความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบโทรคมนาคมมีความก้าวหน้าสูงมาก ให้นำเทคโนโลยีสารสนเทศหรือโทรคมนาคมที่เหมาะสมมาใช้เพื่อลดขั้นตอน เพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดค่าใช้จ่าย

เมื่อส่วนราชการใดมีการกระจายอำนาจการตัดสินใจหรือได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศหรือโทรคมนาคม ให้ส่วนราชการนั้นเผยแพร่ให้ประชาชนทราบ

ให้ ก.พ.ร.เสนอให้คณะรัฐมนตรีกำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ แนวทางในการกระจายอำนาจการตัดสินใจ ความรับผิดชอบระหว่างผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ และการลดขั้นตอนในการปฏิบัติราชการ

(2) ความโปร่งใส

ในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการบริการประชาชนหรือการติดต่อประสานงานระหว่างส่วนราชการด้วยกัน ให้ส่วนราชการแต่ละแห่งจัดทำแผนภูมิขั้นตอน ระยะเวลา การดำเนินการ รวมทั้งรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนเปิดเผยไว้ ณ ที่ทำการของส่วนราชการและในระบบเครือข่ายสารสนเทศของส่วนราชการ เพื่อให้ประชาชนหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าตรวจดูได้

(3) การบูรณาการ

เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการปฏิบัติงานให้มีการจัดตั้งศูนย์บริการร่วมเพียงแห่งเดียว เพื่อสร้างบูรณาการในการปฏิบัติราชการ

ในระดับกระทรวง ให้ปลัดกระทรวงตั้งศูนย์บริการร่วม เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ประชาชน ในการติดต่อสอบถาม ขอทราบข้อมูล ขออนุญาต หรือขออนุมัติในเรื่องใด ๆ ที่เป็นอำนาจหน้าที่ของส่วนราชการในกระทรวงเดียวกัน โดยติดต่อเจ้าหน้าที่ ณ ศูนย์บริการร่วมเพียงแห่งเดียว

ในศูนย์บริการร่วมจะมีเจ้าหน้าที่รับเรื่องราวต่าง ๆ และดำเนินการส่งต่อให้เจ้าหน้าที่ของส่วนราชการที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการต่อไป โดยศูนย์บริการร่วมจะมีข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับอำนาจหน้าที่ของทุกส่วนราชการในกระทรวง รวมทั้งแบบคำขอต่าง ๆ

ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องที่จะต้องจัดพิมพ์รายละเอียดของเอกสารหลักฐานที่ประชาชนจะต้องจัดหามาในการขออนุมัติหรือขออนุญาตในแต่ละเรื่องมอบให้แก่เจ้าหน้าที่ของศูนย์บริการร่วม และให้เจ้าหน้าที่ศูนย์บริการร่วมแจ้งให้ประชาชนที่มาติดต่อได้ทราบ และดำเนินการตรวจสอบเอกสารหลักฐานว่าครบถ้วนหรือไม่ พร้อมทั้งแจ้งให้ทราบถึงระยะเวลาที่จะต้องใช้ดำเนินการ

ในการยื่นคำร้องหรือคำขอต่อศูนย์บริการร่วมตาม ให้ถือว่าเป็นการยื่นต่อส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง ตามที่ระบุไว้ในกฎหมาย

ในการดำเนินการของศูนย์บริการร่วม หากมีปัญหาหรืออุปสรรคในการปฏิบัติราชการซึ่งเกิดจากหลักเกณฑ์และวิธีการที่กำหนดในกฎหมายหรือกฎในเรื่องใด ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องแจ้งให้ ก.พ.ร. ทราบ เพื่อดำเนินการเสนอคณะรัฐมนตรีให้มีการปรับปรุงหลักเกณฑ์และวิธีการตามกฎหมายหรือกฎนั้นต่อไป

ในระดับจังหวัดและอำเภอ ให้ผู้ว่าราชการจังหวัด นายอำเภอ และปลัดอำเภอผู้เป็นหัวหน้าประจำกิ่งอำเภอ จัดให้ส่วนราชการที่รับผิดชอบดำเนินการเกี่ยวกับการบริการประชาชนในเรื่องเดียวกันหรือต่อเนื่องกันในจังหวัด อำเภอ หรือกิ่งอำเภอนั้น ร่วมกันจัดตั้งศูนย์บริการร่วมไว้ ณ ศาลากลางจังหวัด ที่ว่าการอำเภอ หรือที่ว่าการกิ่งอำเภอ หรือสถานที่อื่นตามที่เห็นสมควร โดยประกาศให้ประชาชนทราบ

จากผลการดําเนินการที่ผ่านมา พบว่า มีส่วนราชการบางส่วนสามารถดําเนินการลดขั้นตอนและระยะเวลาการปฏิบัติราชการได้เป็นผลสําเร็จทําให้ประชาชนได้รับบริการที่ดี ดังนั้นหากมี การดําเนินการที่ครอบคลุมและทั่วถึงในทุกหน่วยงานก็จะเกิดประโยชน์กับประชาชนเป็นอย่างมาก การลดขั้นตอนและระยะเวลาการปฏิบัติราชการจะต้องดําเนินการอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นตอน มีการศึกษาวิเคราะห์ และใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาช่วยในการดําเนินการให้สามารถ ลดขั้นตอนและระยะเวลาการปฏิบัติราชการได้

หนังสืออ่านประกอบ

พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546